Il n’est pas rare lors de la conclusion de contrats internationaux que les autorités locales du lieu d’exécution du contrat requièrent que le contrat, ainsi que, le cas échéant, tous actes sous seing privé annexes ou accessoires (pouvoirs, contrats accessoires, protocoles d’accord etc…), soient légalisés ou à tout le moins visés par une autorité telle qu’un « notary public ».

Dans le cas d’un acte établi ou conclu en France, ces formalités devront être entreprises en France. Un acte sous seing privé passé à l’étranger pourra toutefois dans certains cas se voir légalisé en France.

La France a conclu un grand nombre de conventions multilatérales et de conventions bilatérales relatives à la suppression de la légalisation. Aussi, suivant le pays dans lequel l’acte devra produire des effets, les formalités et obligations de légalisation diffèrent.

  • Définitions
  1. La légalisation

La légalisation est définie par l’article 2 du décret n° 2007-1205 du 10 août 2007 relatif aux attributions du Ministre des affaires étrangères, des ambassadeurs et des chefs de poste consulaires en matière de légalisation comme :

« la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ».

L’article 3 du décret énumère les actes entrant dans son champ d’application :

« Sont considérés comme des actes publics au sens de l’article 1er :

– les expéditions des décisions des juridictions judiciaires ou administratives, les actes émanant de ces juridictions et des ministères publics institués auprès d’elles ;

– les actes établis par les greffiers ;

– les actes établis par les huissiers de justice ;

– les expéditions des actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil ;

– les actes établis par les autorités administratives ;

– les actes notariés ;

– les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé. »

Elle est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

L’obligation de légalisation a été supprimée dans l’ordre juridique interne mais elle peut être nécessaire pour les actes destinés à être exécutés à l’étranger.

Par deux arrêts du 4 juin 2009, la Cour de cassation a rappelé que l’exigence de la légalisation s’impose dans l’ordre international en tant que coutume internationale :

« Malgré l’abrogation de l’Ordonnance Royale sur la Marine d’Août 1681, la formalité de la légalisation des actes de l’état civil établis par une autorité étrangère et destinés à être produits en France demeure, selon la coutume internationale et sauf convention (internationale) contraire, obligatoire »

2. L’apostille

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 a remplacé l’obligation légalisation des actes publics par la formalité allégée de l’apostille entre les Etats parties à la convention.

Le système de l’apostille est applicable entre la France et les États parties à la convention de La Haye qui n’ont pas conclu avec la France des conventions portant dispense de légalisation des actes publics

En vertu de cette convention, sont considérés comme actes publics :

« a) les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire d’une juridiction de l’État y compris ceux qui émanent du Ministère Public, d’un greffier ou d’un huissier de justice ;

  1. b) les documents administratifs ;
  2. c) les actes notariés ;
  3. d) les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visés pour date certaine et certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé.» 

3. La certification de signature par un notaire

Le droit français n’aborde la question de la légalisation des actes sous seing privé qu’à l’aune de celle de la certification de signature. La certification de signature est une étape préalable qui intervient pour les actes sous seing privé et qui constitue une simple vérification matérielle d’une signature. Elle ne vaut pas attestation de la vérité de celle-ci.

La légalisation est envisagée en France comme une formalité administrative, qui ne porte pas sur la substance de l’acte, et dans le cas d’un acte sous seing privé (qui n’est donc pas un acte émanant d’une autorité publique), qui ne porte pas sur l’acte en soi, mais sur la certification par un notaire de l’authenticité de la signature et de l’identité du signataire, ainsi que la date et le lieu de signature.

La légalisation, ou l’apostille, constitue le cachet de l’Etat attestant de l’authenticité du cachet du notaire français.

  • Un préalable : l’exigence par une autorité locale d’un acte légalisé, apostillé ou de l’intervention d’un notaire ou officier équivalent

La première question à se poser lors de la conclusion d’un contrat international en vue de son exécution dans un Etat étranger est celle des formalités requises en matière de légalisation.

Les autorités locales du lieu d’exécution peuvent expressément requérir la légalisation de l’acte, son apostille, ou simplement qu’il soit visé par une autorité disposant de pouvoirs de type « notary public ».

Une telle mission est confiée en France aux notaires. Dans les pays de Common Law cette fonction n’existe pas : cette mission est par exemple en Angleterre confiée aux solicitors.

Les formalités à entreprendre dépendront des exigences émises par les autorités locales.

Dès lors qu’il est requis qu’un acte soit certifié par notaire ou équivalent, et sous réserve de l’application de conventions allégeant ou supprimant l’exigence de légalisation, le cachet du notaire certifiant la signature devra être légalisé (ou apostillé si la Convention de la Haye du  5 octobre 1961 est applicable).

En principe, si le signataire signe au nom d’une société, sa capacité à engager devrait être vérifiée. Le notaire examinera tous documents utiles tels que les statuts de la société. Si le signataire signe en tant que personnes physique, une certification simple de signature sera nécessaire : seule son identité devra être contrôlée.

  • Le cas d’un acte soumis à une loi étrangère et/ou conclu à l’étranger
  1. L’acte soumis à une loi étrangère

Il importe peu que l’acte soit soumis au droit français ou à un droit étranger.

Il faut distinguer la loi applicable au fond et la loi applicable à la forme du contrat.

La loi applicable au fond du contrat est déterminée par les parties en vertu du principe de l’autonomie de la volonté. En l’absence de choix, le droit international privé européen prévoit que la loi applicable sera en principe la loi du lieu de la résidence habituelle du débiteur en vertu du Règlement CE/593/2008 du 17 juin 2008, dit « Rome I ».

La loi applicable au fond du contrat régit notamment son interprétation, son exécution, les conséquences de son inexécution, les modes d’extinction des obligations et prescriptions et les conséquences de la nullité.

L’article 10 du règlement précise qu’une partie peut établir qu’elle n’a pas consenti en se référant à la loi de sa résidence habituelle. La capacité de la personne demeure quant à elle en principe soumise à sa loi personnelle.

La forme des contrats relève en principe de la règle locus regit actum : un acte juridique est valable en sa forme s’il respecte les dispositions de la loi du lieu où il est passé.

Les parties peuvent toutefois prévoir que la forme du contrat sera régie par la même loi que la loi applicable au fond afin d’unifier la loi applicable au contrat.

Mise à part certains contrats spéciaux nécessitant notamment une forme authentique, impliquant légalisation pour sa circulation à l’international, la question de légalisation n’entre pas dans le champ de la loi applicable au contrat : la légalisation (et la certification que cette procédure implique) est à aborder sur le terrain de la preuve.

L’obligation de légalisation est toutefois dans certains pays une obligation pour que les actes provenant de l’étranger puissent y produire des effets, ou encore une formalité nécessaire à l’enregistrement pour exercer une activité : la question des effets sur un territoire doit être distinguée de celle de la validité du contrat.

2. La compétence du notaire en présence d’un acte conclu à l’étranger

Les notaires ont une compétence territoriale : pour certifier une signature, le signataire doit en principe signer l’acte devant le notaire, et le notaire ne peut apposer son tampon qu’en application de la loi française.

Le notaire se bornera à authentifier l’identité du signataire, sa capacité à engager la société le cas échéant, et constatera la validité formelle de l’acte (date et lieu de signature).

La validité de l’acte sur le fond ne sera pas examinée, le notaire constatera en revanche que la convention ne se heurte pas l’ordre public français : il ne certifiera pas de conventions dont l’objet est notamment illicite ou immoral en vertu du droit français.

Il n’y a pas de critères de nationalité et de résidence de la personne dont la signature doit être certifiée : seul le critère du lieu de signature importe.

Ainsi, un acte conclu sur le sol français relèvera de la compétence des notaires de France en matière de certification de signature, et un acte conclu à l’étranger relèvera de la compétence de l’autorité équivalente de ce pays étranger.

Un acte conclu à l’étranger peut toutefois dans certains cas être légalisé en France.

Enfin, il est à noter qu’en pratique, un acte conclu à l’étranger devrait pouvoir être certifié par un notaire français par le biais notamment de l’authentification d’une signature apposée sur une copie certifiée conforme.

I. La légalisation

  1. Actes passés en France à produire à l’étranger

Sous réserve de l’application de convention internationale entre la France et l’Etat concerné, la procédure de légalisation varie suivant qu’il s’agit d’actes passés en France à exécuter à l’étranger ou d’actes passés à l’étranger (M. Revillard, « Légalisation », JCl Notarial, 1er sept. 2010).

Les actes passés en France en vue de leur exécution à l’étranger sont légalisés sous la forme du visa de conformité du ministère des affaires étrangères. Ils peuvent également être légalisés par l’ambassadeur ou le chef de poste consulaire exerçant ses fonctions dans le pays où l’acte est produit.

La légalisation des actes passés à l’étranger est effectuée par le consul de France ou en France par le consul du pays où l’acte a été établi.

a. La procédure de légalisation devant le ministère des affaires étrangères

La circulaire interministérielle du 4 mai 1981 relative à la procédure simplifiée de légalisation des actes et documents administratifs destinés à être produits à l’étranger a uniformisé le régime de la légalisation des actes publics.

Les actes publics sont soumis à la règle uniforme de la légalisation sur visa de conformité.

Cette procédure s’applique aux actes sous seing privé lorsque ces derniers sont revêtus par l’autorité administrative d’une mention officielle telle que la certification de signature, la mention relative à l’enregistrement, le visa pour date certaine, lesquels sont assimilés à des actes publics.

Le visa de conformité est délivré par le Bureau de légalisation du ministère des affaires étrangères. Il peut également être délivré par le consul de France exerçant ses fonctions dans le pays où le document doit être produit.

La circulaire du 4 mai 1981 indique que la formule du visa de conformité apposée par le Bureau de légalisation constate pour les attestations officielles figurant sur des actes sous seing privé, tel que le tampon du notaire, que « la présente attestation a été effectuée conformément à la loi française ».

b. Une légalisation de la certification de signature effectuée par notaire

Comme nous l’avons indiqué ci-avant, pour ce qui est des actes sous seings privés destinés à l’étranger, la légalisation porte sur la certification de signature effectuée par les notaires.

En application du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971, le régime de légalisation simplifiée s’applique.

La lettre circulaire du 28 mai 1974 du Conseil supérieur du notariat précise :

« 1° le notaire certificateur est autorisé à apposer son sceau sur le document ;

2° la certification engage la responsabilité du notaire quant à l’identité de la personne concernée ;

3° la formule de certification doit être rédigée en langue française ou être accompagnée d’une traduction dans cette langue ;

4° dans un souci d’harmonisation, le ministre des Affaires étrangères a décidé de soumettre au régime de la légalisation simplifiée les attestations établies par les notaires agissant en dehors de leur rôle d’authentificateurs lorsque ces documents sont produits à l’étranger ; en conséquence, ces attestations ainsi que leur traduction officielle sont soumises désormais au seul visa de conformité du Ministre des affaires étrangères ; ce département exige apposition du sceau particulier des notaires sur les documents concernés. 

c. Perception des droits de chancellerie

La légalisation entraîne la perception d’un droit de chancellerie.

Le tarif applicable dépend de la nationalité de la ou des personnes directement concernées par les documents, et non du pays de destination (pour une procuration ou un pouvoir par exemple, la nationalité prise en compte est celle du mandant, qu’il soit une société ou un particulier).

Lorsque le document concerne plusieurs personnes de nationalités différentes, le tarif applicable est le tarif le plus élevé.

Des tarifs de réciprocité sont par ailleurs prévus pour certains États.

Pour ce qui est des personnes de nationalité française et des ressortissants étrangers non soumis à un tarif de réciprocité, le tarif est de dix (10) euros par document.

  1. Le cas des actes passés à l’étranger

Le décret n° 2007-205 du 10 août 2007 prévoit que la légalisation des actes publics et des actes sous seing privé peut être effectuée par le consul de France.

L’article 5 dudit décret dispose :

« Les ambassadeurs et les chefs de poste consulaire peuvent légaliser les actes sous seing privé dont le signataire, ayant sa résidence habituelle dans leur circonscription consulaire ou y séjournant temporairement ;

1° A la nationalité française ;

2° Est étranger et doit produire cet acte en France ou devant un ambassadeur ou un chef de poste consulaire français ;

3° Quelle que soit sa nationalité, représente une entreprise inscrite au registre national du commerce et des sociétés en France ou toute autre personne morale de droit privé ayant son siège en France. »

L’article 6 du décret précise que « la légalisation de l’acte sous seing privé ne peut être faite qu’en présence de son signataire ».

Dans le cas où l’acte à légaliser n’est pas en langue française, l’article 7 du décret pose :

« pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d’une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités judiciaires ou administratives françaises ou d’un autre État membre de l’Union européenne ou d’un État partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou de la Suisse, ou auprès des autorités de l’État de résidence »

La légalisation de l’acte établi à l’étranger peut également être effectuée en France par le consul du pays où l’acte a été établi.

La Cour de cassation (Cass. 1re civ., 4 juin 2009, n° 08-10.962 : JurisData n° 2009-048461) a confirmé cette pratique en posant que « dans son acception actuelle, la légalisation d’un acte d’état civil ou d’un acte notarié étranger peut être effectuée en France par le consul du pays où l’acte a été établi ».

II. L’apostille

  1. La Convention de La Haye du 5 octobre 1961

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprime l’exigence de la légalisation, la remplaçant par la formalité simplifiée de l’apostille.

Le système de l’apostille institué est applicable entre la France et les Etats parties à la convention qui n’ont pas conclu avec la France de convention bilatérale portant dispense de légalisation des actes publics.

L’apposition d’une apostille est délivrée par l’autorité compétente de l’Etat d’où émane le document, en conformité avec un modèle annexé à la convention.

Chaque Etat partie désigne les autorités auxquelles est attribuée compétence pour délivrer l’apostille.

L’article 3 de la convention stipule que l’apostille est délivrée à la requête du signataire ou de tout porteur de l’acte. Elle atteste la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi, et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. La signature, le sceau ou le timbre qui figurent sur l’apostille sont dispensés de toute attestation.

La liste des Etats parties à la Convention est annexée au présent dossier (Annexe 2).

L’article 3 alinéa 2 de la Convention de La Haye réserve l’application d’autres conventions : la formalité de l’apostille ne peut être exigée « lorsque soit les lois, règlements ou usages en vigueur dans l’État où l’acte est produit, soit une entente entre deux ou plusieurs États contractants l’écartent, la simplifient ou dispensent l’acte de légalisation ».

Signalons enfin que la Conférence de La Haye de droit international privé, en association avec le National Notary Association, a mis en place un programme d’apostilles électroniques (e-Apostilles) et l’exploitation de registres électroniques d’Apostilles (e-Registres).

  1. La procédure d’apostille devant la Cour d’appel du lieu de certification de la signature

En France, l’apostille est délivrée par les procureurs généraux près les Cours d’appel (pour les départements de métropole et d’outre-mer), le procureur général près la cour d’appel de Nouméa (Nouvelle-Calédonie), le procureur de la République du tribunal supérieur de Papeete (Polynésie française), le président du tribunal supérieur d’appel de Saint-Pierre (Saint-Pierre-et-Miquelon), et le juge du tribunal de première instance de Nouméa siégeant à Mata-Utu (îles Wallis-et-Futuna).

La Cour d’appel compétente pour un acte sous seing privé sera celle du lieu de certification de l’acte, qui délivre en principe l’apostille sur le champ.

L’apostille est délivrée gratuitement en France.

La liste des autorités compétentes de chacun des États contractants pour délivrer l’apostille peut être consultée sur le site internet de la Conférence de droit international privé de La Haye : http://www.hcch.net.

III. Les dispenses

  1. Les conventions multilatérales

a. La convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres

La Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les États membres des Communautés européennes prévoit une dispense totale de toute forme de légalisation ou toute formalité équivalentes entre Etats parties tous les actes publics, dont les actes sous seing privé avec certification de signatures.

Elle est à ce jour en vigueur entre le Danemark, l’Italie, la Belgique, l’Irlande, l’Estonie, la Lettonie, Chypre et la France. La liste des Etats parties est annexée au présent dossier (Annexe 3).

Elle remplace entre les Etats parties les dispositions des autres traités, conventions ou accords qui sont relatifs à la simplification ou la suppression de la légalisation des actes : l’Italie et la Belgique sont déjà liées avec la France par un accord bilatéral portant dispense de légalisation.

b. La Convention européenne de Londres du 7 juin 1968 

La Convention européenne de Londres du 7 juin 1968 prévoit que les actes établis ou légalisés par les consuls étrangers à l’étranger sont dispensés de légalisation entre les États membres de cette convention.

La liste des Etats parties est annexée au présent dossier.

c. Règlements européens

Notons, par souci d’exhaustivité, que le règlement CE n° 1215/2012 concernant la compétence judiciaire, la reconnaissance et l’exécution des décisions en matière civile et commerciale, dit règlement « Bruxelles I bis », dispense de légalisation et de toute formalité analogue les pièces que la partie demanderesse à la reconnaissance ou à l’exécution doit produire.

  1. Les Conventions bilatérales

La France a conclu avec un grand nombre d’Etats des conventions aux termes desquelles les actes publics établis dans l’un des deux pays sont soit dispensés de légalisation, ou sont soumis à un formalise de légalisation simplifié.

a. Liste des conventions

La France a conclu des conventions bilatérales avec les pays suivants : Algérie, Allemagne, Belgique, Bénin, Bosnie-Herzégovine, Brésil, Bulgarie, Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, Congo, Côte d’Ivoire, Croatie, Djibouti, Égypte, Érydm, Gabon, Hongrie, Italie, Madagascar, Mali, Maroc, Mauritanie, Monaco, Niger, Portugal, Roumanie, Saint-Marin, Sénégal, Serbie et Monténégro, Slovénie, Tchad, République tchèque, Togo, Tunisie, Uruguay, ex-Yougoslavie.

b. Champ d’application desdites conventions bilatérales

Le domaine des actes publics dispensés de légalisation varie suivant les conventions.

Une des formules types souvent reprise précise que :

« Sont considérés comme des actes publics dispensés de légalisation au sens de la présente convention : les documents qui émanent d’un tribunal, du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier de justice ; les actes d’état civil ; les actes notariés ; les attestations officielles telles que mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certification de signature apposées sur un acte sous seing privé »

Seules certaines conventions bilatérales relatives à la dispense de légalisation stipulent que « les déclarations officielles telles que mention d’enregistrement, visa pour date certaine, certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé, ainsi que les certifications pour copie conforme sont dispensées de toute légalisation lorsque les actes doivent être produits sur le territoire de l’autre partie contractante ».

Cette clause peut être trouvée dans les conventions intervenues entre la France et les pays suivants :

  • Allemagne (art. 4),
  • Belgique (art. 3),
  • Brésil (art. 23),
  • Bénin(art. 43),
  • Bulgarie (art. 23),
  • Djibouti (art. 59),
  • Egypte (art. 42),
  • Hongrie (art. 17),
  • Maroc (art. 3),
  • Niger (art. 37),
  • Portugal (art. 25),
  • Roumanie (art. 10),
  • République Tchèque (art. 18),
  • Togo (art. 25),
  • Tunisie (art. 3).

IV. Formalités additionnelles requises par les autorités locales

Des formalités supplémentaires sont souvent requises par les autorités locales : légalisation devant le consulat ou l’ambassade du pays dans lequel sera exécuté l’acte, enregistrement auprès d’une administration locale etc.

La certification et la légalisation ou apostille constituent en général le préalable nécessaire à l’accomplissement de ces formalités.

  1. Portée de la légalisation en droit français

La légalisation est une simple formalité administrative. Son absence ne nuit ni à la validité ni à l’authenticité de l’acte (M. Revillard, « Légalisation », JCl Notarial, 1er sept. 2010).

La jurisprudence a confirmé que la légalisation n’est pas constitutive de l’authenticité : elle n’en est que la preuve et son absence n’entraîne pas la nullité de l’acte (Cass. 8 nov. 1847 : S. 1856, 1, 17 ; CA Orléans, 9 févr. 1900 : DP 1902, 2, 415 ; T. civ. Seine, 22 juin 1928 : J. 1929, 134, obs. P.T. – Cass. civ. 5 mars 1968 : JCP 1968, II, 15994).

Par ailleurs, la légalisation irrégulière produit les mêmes effets que l’absence de légalisation.

La légalisation est un acte administratif qui échappe au contrôle de l’autorité judiciaire (T. civ. Lyon, 21 nov. 1902 : S. 1903, p. 284; CE, 24 juill. 1933 : DP 1933, p. 51, note Monsarret).

Enfin, la responsabilité de l’État ne peut être engagée en cas d’erreur de légalisation (TA Paris, 8 janv. 1959 : D. 1959, p. 358, note Silvera).

Cette position est retrouvée dans un grand nombre d’Etats, et notamment les Etats membres de l’Union européenne, mais l’obligation de légalisation peut avoir des conséquences plus lourdes en vertu de la législation d’autres Etats.

Comme indiqué ci-avant, il faut distinguer la loi applicable au contrat qui détermine sa validité, des obligations administratives locales, qui peuvent le cas échéant avoir des conséquences sur les effets du contrat sur le territoire d’un Etat.

2. Risques encourus au lieu d’exécution du contrat

Citons à titre d’illustration quelques pays en exemple où l’obligation de légalisation a des conséquences sur les effets de l’acte à légaliser sur son territoire :

  • Des formalités lourdes peuvent souvent être demandées dans les pays de l’Asie du Sud-Est. Aux Philippines ou encore en Thaïlande par exemple, un pouvoir permettant d’administrer des biens, comme par exemple un pouvoir relatif au dépôt d’une marque, doit être notarié pour produire des effets.
  • Des formalités relatives à l’enregistrement de contrats peuvent être demandées dans des pays du golfe : un contrat de franchise au Qatar ou au Koweït par exemple devra être légalisé au consulat du Qatar dans le pays de conclusion, après avoir été légalisé par la Chambre du Commerce et de l’Industrie et la Chambre de Commerce Franco-Arabe après traduction assermentée visée par notaire.

 

 

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